Soluciones

Para mejorar la productividad directiva deberemos aplicar las siguientes soluciones:

• En caso de que las condiciones, entorno y sistema sean la causa:
  • La organización basada en la información: dar acceso a la información y al conocimiento a los niveles más bajos posible de la empresa. De esta manera podrán tomar decisiones y desarrollar su trabajo con criterio y autonomía.
  • Diseñar un organigrama a partir de criterios de eficiencia.
  • Establecer políticas para la mejora de la coordinación entre departamentos.
    • Compromiso de precios y plazos de entrega a los clientes externos.
    • Información y condiciones mínimas requeridas a los clientes externos para el procesamiento de pedidos y encargos.
    • En la relación entre departamentos cliente/proveedor internos lo que se entrega, normalmente, es información, aunque también materiales. En tal caso es necesario desarrollar las especificaciones de entrega de dicha información: Qué se entrega y cuándo.
      • El receptor de la información no deberá aceptar entregas incompletas, debe estar claro, no debe dedicarse a investigar acerca de algo que ya existe y que es trabajo de otro departamento el cual dispone ya de la información.
      • Igualmente se respetarán los plazos requeridos, es decir, día y hora de entrega de la información. No se aceptará vivir en un estado permanente de urgencia para adelantar el proceso porque la información se entregó tarde.
      • Para llegar a la excelencia se deberá implantar: NO ACEPTO - NO PROVOCO - NO ENTREGO... PROBLEMAS.
  • Establecer criterios de cálculo de costes de productos y servicios coherentes para obtener márgenes coherentes con los esfuerzos y el valor aportado.

• En caso de que la falta de habilidades de los directivos sean la causa:
  • Formar y entrenar en habilidades y liderazgo a directivos.
  • Formar y entrenar a mandos intermedios en preparar, supervisar y corregir.
  • Mejora de la productividad comercial: estandarización de la comunicación y métodos de venta.
  • Talleres de mejora continua.
  • Gestión del tiempo para directivos.

Los beneficios de la mejora de la productividad directiva son:

• Una reducción drástica de los gastos generales.
• Una reducción de los costes directos por la mejora de la gestión.
• Una mayor calidad de vida y un aumento de la motivación de mandos y directivos y de las personas a su cargo.
• La empresa puede dedicar recursos a la mejora del negocio en diversos ámbitos, ya no hay que dedicar tiempo a apagar fuegos.

La mejora de procesos requiere estas acciones:

• Procesos de la información:
  • Hacer el mapa de los procesos más determinantes: conocer qué pasos da la información.
  • Mejorar los procesos mapeados a partir de criterios de conocidos: Eliminar duplicidades, reducir los bucles de información, poner puntos de inspección de la calidad de la información, aproximar los puntos de inspección a la fuente del error, automatizar pasos, etc.
  • Implantar el orden y limpieza de la información: 5 S´s de la información.
• Procesos físicos de transformación y entrega de material y productos:
  • Mapear los procesos más determinantes e identificar despilfarros: stocks, desplazamientos, esperas, etc.
  • Mejorar los procesos con diversas técnicas: reducción de inventarios, estudios de métodos y tiempos, equilibrado de tareas, etc.

Los beneficios de la mejora de procesos son:

• Reducción de los costes directos.
• Aumento de la capacidad de producción, lo cual diluye los gastos generales.

Para resolver las incidencias se deberá:

• Identificar las incidencias que más peso tienen en la desviación de costes y estándares.
• Aplicar un plan de choque para eliminar las causas de dichas incidencias.
• Crear un modelo de gestión orientado a la reducción de incidencias, a evitar el error.
  • Preparar y supervisar los aspectos críticos que más peso tienen en las incidencias.
  • Dedicar tiempo a la mejora del sistema para hacer más robustos los procesos críticos.
  • Establecer un sistema de seguimiento de indicadores de incidencias analizando causas y proponiendo mejoras en cada ciclo de control.
• En general unos directivos y mandos con conocimiento acerca de cuál es su función, sobre todo comprender la importancia de la anticipación, y cómo desempeñarla mantendrán a la empresa en un nivel de incidencias mínimo.

Los beneficios de la reducción de incidencias son:

• Una reducción significativa de los gastos generales y de los costes directos.
• Aumenta la capacidad de producción.
• Las personas están más realizadas y motivadas, sienten cómo su trabajo avanza y no es constantemente interrumpido por imprevistos.
• La imagen de la empresa mejora. Sus entregas y resultados son altamente predecibles…, fiables.